1. Mô tả nghiệp vụ
Cho phép lập và phê duyệt lệnh chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng
2. Hướng dẫn trên phần mềm
Để thực hiện được chức năng này:
- Kế toán viên được phân quyền Chuyển tiền trực tuyến, kế toán trưởng được phân quyền Kiểm duyệt và Chuyển tiền trực tuyến (trong trường hợp kế toán trưởng là người lập lệnh chuyển tiền) trên phân hệ Ngân hàng điện tử (Xem hướng dẫn phân quyền tại đây).
- Loại Ủy nhiệm chi là: UNC trả tiền nhà cung cấp, UNC thông thường hoặc Chuyển tiền nội bộ.
- Loại tiền trên Ủy nhiệm chi là VNĐ.
Trường hợp 1: Kế toán viên lập lệnh chuyển tiền
Để thực hiện chuyển tiền trực tuyến cần thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Kế toán viên lập lệnh chuyển tiền
- Vào phân hệ Tiền gửi, tại tab Thu, chi tiền. Mở Ủy nhiệm chi muốn chuyển tiền và nhấn Chuyển tiền TT.
- Chương trình sẽ tự động lập phiếu chuyển tiền với thông tin tương ứng trên Ủy nhiệm chi:
- Thực hiện điền thông tin đơn vị thụ hưởng trên lệnh chuyển tiền, nhấn Tiếp tục, sau đó nhấn Gửi KTT kiểm duyệt:
- Chương trình sẽ hiển thị thông báo lập lệnh chuyển tiền thành công:
- Lúc này, lệnh chuyển tiền chuyển sang trạng thái Chờ KTT ký duyệt. Sau khi lập lệnh chuyển tiền, kế toán có thể xem thông tin và nhật ký giao dịch của lệnh chuyển tiền bằng cách nhấn Xem chi tiết trên Ủy nhiệm chi:
Lưu ý:
- Trường hợp lệnh chuyển tiền có sai sót, kế toán có thể lấy lại lệnh chuyển tiền bằng cách nhấn Thu hồi để chỉnh sửa thông tin lệnh chuyển tiền. Khi đó lệnh chuyển tiền chuyển sang trạng thái là Đã thu hồi. Để thực hiện chức năng này, kế toán cần được phân quyền Thu hồi lệnh trên Ngân hàng điện tử (Xem hướng dẫn phân quyền tại đây)
- Lệnh chuyển tiền sẽ được gửi tới ngân hàng ngay sau khi kế toán trưởng ký duyệt:
Bước 2: Kế toán trưởng duyệt lệnh chuyển tiền
- Sau khi kế toán viên lập lệnh chuyển tiền, phần mềm sẽ gửi thông báo cho kế toán trưởng yêu cầu kiểm duyệt lệnh chuyển tiền:
- Kế toán trưởng nhấn Xem chi tiết để mở ủy nhiệm chi để thực hiện phê duyệt lệnh chuyển tiền:
- Hoặc tại phân hệ Tiền gửi, chọn tab Thu, chi tiền và mở lệnh chuyển tiền muốn phê duyệt.
- Nhấn Duyệt lệnh:
- Nhấn Gửi giám đốc kiểm duyệt:
- Chương trình điều hướng sang màn hình xác thực/xác nhận lập lệnh của từng ngân hàng
- Sau khi xác thực/xác nhận thành công, Chương trình hiển thị thông báo lệnh chuyển tiền đã được gửi tới ngân hàng. Tiền sẽ được chuyển cho đơn vị thụ hưởng ngay sau khi Giám đốc ký duyệt:
Lúc này, lệnh chuyển tiền sẽ chuyển sang trạng thái Chờ giám đốc ký duyệt:
Lưu ý:
- Sau khi lập lệnh chuyển tiền, kế toán trưởng có thể xem thông tin và nhật ký giao dịch của lệnh chuyển tiền bằng cách nhấn Xem chi tiết trên Ủy nhiệm chi:
Lưu ý: Lỗi không duyệt được lệnh chuyển tiền do bị ẩn nút Duyệt. Xem hướng dẫn khắc phục tại đây.
Bước 3: Duyệt lệnh chuyển tiền
Doanh nghiệp có bao nhiêu cấp duyệt lệnh (đăng ký với ngân hàng) thì lần lượt duyệt lệnh theo bấy nhiêu cấp
Trường hợp 2: Kế toán trưởng lập lệnh chuyển tiền
- Vào phân hệ Tiền gửi, tại tab Thu, chi tiền. Mở Ủy nhiệm chi muốn chuyển tiền và nhấn Chuyển tiền TT:
- Chương trình sẽ tự động lập phiếu chuyển tiền với thông tin tương ứng trên Ủy nhiệm chi
- Kế toán trưởng thực hiện điền thông tin Đơn vị thụ hưởng trên lệnh chuyển tiền, sau đó nhấn Tiếp tục:
- Chương trình chuyển sang bước xác thực lệnh chuyển tiền, kế toán trưởng nhấn Gửi GĐ kiểm duyệt:
- Chương trình điều hướng sang màn hình xác thực/xác nhận lập lệnh của từng ngân hàng
- Sau khi xác thực/xác nhận, Chương trình hiển thị thông báo lệnh chuyển tiền đã được gửi tới ngân hàng. Tiền sẽ được chuyển cho đơn vị thụ hưởng ngay sau khi Giám đốc ký duyệt
- Khi đó, lệnh chuyển tiền sẽ chuyển sang trạng thái Chờ GĐ ký duyệt. Kế toán trưởng có thể xem thông tin và nhật ký giao dịch của lệnh chuyển tiền bằng cách nhấn Xem chi tiết trên Ủy nhiệm chi:
Bước 2: Duyệt lệnh chuyển tiền
Doanh nghiệp có bao nhiêu cấp duyệt lệnh (đăng ký với ngân hàng) thì lần lượt duyệt lệnh theo bấy nhiêu cấp