1. Trường hợp áp dụng:
- Đơn vị cần có danh sách Nhà cung cấp để:
- Nhanh chóng khai báo thông tin nhà cung cấp khi tạo đơn mua hàng
- Quản lý thông tin số tài khoản Nhà cung cấp để tạo lệnh chuyển tiền thanh toán
- Quản lý công nợ theo từng Nhà cung cấp
2. Hướng dẫn chi tiết:
1. Vào danh sách Nhà cung cấp:
Vào Thiết lập, chọn Danh mục, chọn tiếp Nhà cung cấp.
- Nếu đã có file nhà cung cấp từ excel thì thực hiện Nhập khẩu
- Nếu không có file excel thì thực hiện Thêm
2. Thêm một Nhà cung cấp:
- Nhập lần lượt các thông tin, các thông tin Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp là bắt buộc. Mã nhà cung cấp không được trùng nhau.
- Nên khai báo thông tin Tài khoản ngân hàng để khi làm Ủy nhiệm chi, hệ thống tự động lấy thông tin, không mất thời gian nhập lại nữa
- Khai báo xong thông tin bấm Lưu
3. Nhập khẩu từ excel
Nếu đang dùng AMIS kế toán, khuyến nghị nên thực hiện xuất khẩu dữ liệu Nhà cung cấp từ AMIS kế toán, nhập khẩu vào JetPay để dữ liệu hai bên được đồng nhất
Bước 1. Tải tệp mẫu
- Trên danh sách nhà cung cấp, bấm Nhập khẩu
- Bấm Tải tệp mẫu
Bước 2. Điền thông tin vào tệp mẫu
- Các thông tin Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp là bắt buộc nhập
- Chỉ chọn các ngân hàng trong danh sách ở sheet “Danh sách ngân hàng”
Bước 3. Tải file dữ liệu lên phần mềm
- Trên danh sách nhà cung cấp, bấm Nhập khẩu
- Chọn file vừa dữ liệu vừa điền thông tin
- Bấm Tiếp theo
- Hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của thông tin. Bấm Nhập khẩu
- Trường hợp có bản ghi “Không hợp lệ” thì thực hiện xem Nguyên nhân lỗi ở cột cuối cùng để chỉnh sửa lại file excel rồi Quay lại , tải lên file sau khi chỉnh sửa
- Các bản ghi hợp lệ sẽ được cập nhật vào phần mềm.
4. Tính năng khác:
- Ngừng sử dụng: Những nhà cung cấp hiện đã không còn mua hàng nữa, đã thanh toán hết công nợ, thì thực hiện cập nhật trạng thái thành “Ngừng sử dụng” để khi lập Đơn mua hàng, Đề nghị thanh toán,… sẽ không chọn nhầm vào những nhà cung cấp này
- Những Nhà cung cấp đã “Ngừng sử dụng”, nếu sau này muốn mua hàng trở lại thì cập nhật lại trạng thái thành “Sử dụng”
